身為一位合格社畜,應當整理檔案和筆記的習慣。

設想某一天,你忽然中了樂透頭獎,不用當社畜了,你看著凌亂無比的電腦桌面,恨不得馬上走人,公司卻要求你得將新人帶好才能離開,導致你陷入生不如死的痛苦之中。

為了避免這種狀況,我們應該在平常工作中,就時刻保持著可以隨時交接的狀態,把經手過的文件和檔案整理的井井有條,讓下一位負責人一上崗就能立刻投入工作。

總而言之,不論你是升職了還是不幹了,總有一天要整理這些檔案,那為何不平常就保持好習慣,造福自己、也造福後人呢?

一、釐清架構

說整理,不外乎就是用資料夾將檔案一件件放好。

開個資料夾誰都會,但怎樣把資料夾變成檔案櫃,讓其他人一看目錄就懂,便是需要好好規劃了。

以設計師來說,工作分派下來時,一般會分為「專案、常態」兩種類型,而無論哪種類型,都會有「準備中、進行中、完成、擱置」幾種狀態。

因此我們在設計架構時,可以依據「專案」和「常態」分別設立主目錄,然後在裡面建立資料夾,區分每一個工作項目。

理論上,每個項目都要有一個資料夾,裡面除了設計稿以外,可能還包含素材、參考資料、報價單等等各種類型的檔案。因此我們可以像這樣設計:

主目錄:類型
子目錄:狀態-開始日期-專案名稱
檔案:專案名稱-用途說明
架構搞好,事半功倍

  • 主目錄:類型
  • 子目錄:狀態-開始日期-專案名稱
  • 檔案:專案名稱-用途說明

這種結構可以讓專案狀態一目了然,還可以依據日期進行排序。需要將檔案傳給他人時,別人也能從檔案名稱快速明白檔案的用途。

即便人不在公司,同事需要檔案,也能連進我的電腦,憑藉分類快速找到需要的檔案。

二、命名邏輯

前面說完了結構,接下來聊聊命名邏輯的重要性。

簡單來說,命名邏輯就好比試卷中的「標準答案」,比如同樣都是日期,究竟是說開案日期,還是更新日期?若沒有統一定義,就有可能會出現前後不一的情況。

專案取名也是同個道理,很多人可能跟我一樣,在取名這件事上非常隨意,想一齣是一齣。

平時我們不覺得這會造成什麼影響,但試著想想,萬一某天你不小心捲入某個重大事件,發生了意外。偵探介入調查時,發現同一件事情,你有兩種以上不同的說法,行為毫無邏輯!最終案件無法繼續,變成懸案……。

為了避免偵探小說無法寫下去,我們得意識到命名統一的重要性,第一步便是蒐集手邊平時的工作內容,找出符合以下原則的命名依據:

  1. 適用大多數情境
  2. 保持統一
  3. 淺顯易懂
  4. 方便搜尋
  5. 你能記住

對,能記住,並持續維持非常重要。千萬不要將弄巧成拙,反而讓事情複雜化。

此外,還有一種情況也必須注意,如同我在《 遠距溝通:訊息溝通為什麼這麼難?也許你忽略了語言環境》所提到的,在整理檔案時,相似的詞組要謹慎使用,盡可能考慮語言歧異,精準用詞。

資訊業的中文課
資訊業的中文課

以下舉例我經常混淆的一些詞組:

(O)建置、(╳)建立

(O)新建、(╳)新增

(O)修改、(╳)編輯

不要小看這些小小細節,影響非常深遠。若短時間還沒發現類似問題,可以等手邊資料累積起來後,再開始分析,一步步培養性命名的好習慣吧!

三、版本管理

最後,和大家聊一聊版本管理。

老實說這方面我不是特別專業,一方面是受益雲端儲存功能的進步,另一方面是公司對設計師較友善,沒有像工程師們那麼需要注意版本控管,因此一直沒有太深入去實踐這件事。

但方法還是有的,提供兩種思路供大家參考。

第一種,按日期管理。

和雲端儲存功能一樣,最最最簡單粗暴,適用絕大多數的情境。基本上我所有文件類型的檔案,都是用「最後更新日期」去管理的。

第二種,借鑒於《語意化版本 2.0.0》,規則較複雜,但對經常修改檔案的人來說,是一個很直觀的方式。

語意化版本的結構由 X,Y,Z 三個整數組成,依序為:主版號、次版號、修訂號。原規則針對工程師設計,有興趣的可以自己去官網理解,這邊直接解說如何轉換應用至其它層面。

同樣以設計師為例子,我們可以將版本定義成 X,Y,Z 三個整數,並制定遞增規則。

用數字區分版本,每次更新遞增數字
根據工作習慣,自己調整出合適的規則

主版號相當於「同樣一件事情,做了不同風格的嘗試」,在同個專案中,設計出版本A、版本B、版本C 等可以明顯看出差異的設計稿。

而次版號就像是延伸修改,以某版本為基礎,調整編排或者增添細節。

修訂號則顧名思義,指的是設計方向明確後,在不影響排版的情況下,校對文字、替換圖片等工作。

相較於直接使用日期管理,語意化版本更容易看出一個專案的脈絡,且也能和第一種方式相結合運用。

最後修改日期: 21 2 月, 2022

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