科技與日俱進，人們聯絡與溝通的習慣也在改變。
從前人們利用 Email 往來公事，現在人們使用 LINE 做有效溝通。
同樣都是確認一件需求，用郵件往來可能要耽擱一天兩天才會有共識，而現在只要在 LINE 上拉個群組 ，半小時就能確定方向。
用 LINE 處理工作很方便，但缺點也相當明顯， LINE 訊息經常不夠精準，當工作訊息分散、群組成員五花八門時，需要花大量時間過濾，才能獲取對自己有用的資訊。
面對這種情況，我整理出了一套方法，讓我能更好的應對海量的訊息。
一、不與客戶私聊
作為窗口天天浪費口水和腦細胞在跟客戶溝通，有效溝通是很重要 KPI，為了避免客戶繞過公司私下提需求，以及讓主管或者老闆清楚知道你了做些什麼，將溝通「有形化」是非常重要的一件事。
哪怕許多事情文字說不清楚，需要你與客戶電話往來，那也沒關係，不要怕麻煩，在每次電話結束之後，打一份電話紀錄 PO 到群組上，讓所有人都知道發生了什麼事情。
二、做好聊天室分類
結案趕不上開案的速度，長期累積下來工作群組一大堆，要關注的事情到處都是，第一時間無法處理就容易忘記。
也許有人會說寫備忘錄，但實際工作時，不是每次碰到事情都有時間寫備忘錄。
我個人的解法是創建一個「工作」分類，將所有關於工作的同事、客戶、外包、群組放到裡面。這是LINE 電腦版限定的功能，好處是強迫我得坐在電腦前才處理事情，避免我沒進入工作狀態亂回覆導致出包。其次訊息有時間排序，從上看到下就知道昨天到今天有多少有關「工作」的事情，可以依照順序處理，一個一個核對是否都把球踢回去了（
三、設計群組頭貼
最簡單的方式就是改群組封面，讓群組頭貼有個統一格式，LINE 現在就有內建可以使用「純文字圖片」製作頭貼的功能。
好的群組頭貼可以加快辨認速度，尤其是在如果同一個專案有多個群組時，例如「A 品牌官網討論組」和「A 品牌官網開發小組」都是 A 品牌的群組，作為窗口經常要特別留意哪些有客戶在裡面、哪些沒有。
如果我們能事先建立好規則，比如藍底白字的是針對客戶溝通，黃底紫字是程式開發小組……這樣便能很快搞清楚每個聊天室的性質，也能減少訊息誤傳的機率。
四、善用群組公告
勤勞更新群組公告，把它當作重點筆記，有事情要關注或回答就先設成公告，然後每次進入群組第一件事就是看公告，處理完畢就取消公告。
這樣做的好處是，有些事情哪怕你當下無法處理，也能讓人感覺到這件事情有被重視。
五、避免無效訊息
一般而言回覆是基本禮貌，尤其是現在人特別害怕已讀不回，但客套話太多了也會造成閱讀困難。
因此如果不是針對客戶，公司內部其實可以溝通一套回覆訊息的方式，尤其是程式開發小組，盡量避免太多沒用的廢話，影響其他人閱讀。
多人辦公時，需要某一個人幫忙時，不要用「在嗎？」做起手式，直接點出問題並@出對象，讓所有人都能明確知道你需要什麼。
而作為回覆方時，若有問題你當下無法回答，也可以暫時就不要回覆訊息，善用公告把問題置頂起來，等你有答案的時候再回覆。這樣手動減少訊息量只留精華，能讓訊息閱讀起來更舒服，同時不打擾同事。
六、一人工作群組
前面有提到，不是每次碰到事情都有時間寫備忘錄。
但反之，也確實有些事情，你就只能寫備忘錄。
像這類的需求，我會選擇創建一個只有自己一個人的聊天室，然後將必須要記起來的事情記錄在這裡。雖然說也可以用其他的筆記軟體去處理，但如果像我這樣，不論上班還下班，基本離不開 LINE，那一人群組絕對很方便。
以我自己來說，我同時有使用 Google keep 記東西的習慣，像是不錯的想法創意，或是應該留存的廠商資訊等，卻很少拿它來記錄我下次要做什麼，反而習慣將待辦事項直接記在一人群組。
這樣的習慣，主要是因為 LINE 訊息的「用過即拋」性。
因為你無時無刻都開著 LINE ，所以事情一過來，哪怕只是隨手要記來電人姓名，都會比用手寫或是另外開備忘錄方便。而且訊息是非常單調的東西，LINE 純文字注定沒什麼格式可言，能讓我減少很多注意力在格式或是標籤上，只專注文字本身寫了什麼，因此我的一人群組經常行會出現一些「09xxxxxxxx 林小姐」、「W5 C客戶 14. 16. 可約」、「評選限出席一人#老闆」只有我自己看得懂的隻言片語。
而 Google keep 就像我心愛的筆記本，每一篇圖片、標籤整理得好好的，內容也是經過思考過後的產物，潛意識中就會比較抗拒將一些零碎的訊息記錄成備忘錄。
除此之外，LINE 快速傳送檔案和圖片的功能，也是我非常依賴他的原因之一，對我這種經常要跨裝置找檔案的人來說，簡報時更新一份檔案到群組，會比丟到雲端硬碟還要快很多。
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