身為一位合格社畜，應當養成整理檔案和筆記的習慣。
設想未來某一天，你忽然中了樂透頭獎，不用當社畜了，你看著凌亂無比的電腦桌面，恨不得馬上走人，公司卻要求你得將新人帶好才能離開，導致你陷入生不如死的痛苦之中。
為了避免這種狀況，我們應該在平常工作中，就時刻保持著可以隨時交接的狀態，把經手過的文件和檔案整理的井井有條，讓下一位負責人一上崗就能立刻投入工作。
總而言之，不論你是升職了還是不幹了，總有一天要整理這些檔案，那為何不平常就保持好習慣，造福自己、也造福後人呢？
一、釐清架構
說整理，不外乎就是用資料夾將檔案一件件放好。
開個資料夾誰都會，但怎樣把資料夾變成檔案櫃，讓其他人一看目錄就懂，便是需要好好規劃了。
以設計師來說，工作分派下來時，一般會分為「專案、常態」兩種類型，而無論哪種類型，都會有「準備中、進行中、完成、擱置」幾種狀態。
因此我們在設計架構時，可以依據「專案」和「常態」分別設立主目錄，然後在裡面建立資料夾，區分每一個工作項目。
理論上，每個項目都要有一個資料夾，裡面除了設計稿以外，可能還包含素材、參考資料、報價單等等各種類型的檔案。因此我們可以像這樣設計：
- 主目錄：類型
- 子目錄：狀態-開始日期-專案名稱
- 檔案：專案名稱-用途說明
這種結構可以讓專案狀態一目了然，還可以依據日期進行排序。需要將檔案傳給他人時，別人也能從檔案名稱快速明白檔案的用途。
即便人不在公司，同事需要檔案，也能連進我的電腦，憑藉分類快速找到需要的檔案。
二、命名邏輯
前面說完了結構，接下來聊聊命名邏輯的重要性。
簡單來說，命名邏輯就好比試卷中的「標準答案」，比如同樣都是日期，究竟是說開案日期，還是更新日期？若沒有統一定義，就有可能會出現前後不一的情況。
專案取名也是同個道理，很多人可能跟我一樣，在取名這件事上非常隨意，想一齣是一齣。
平時我們不覺得這會造成什麼影響，但試著想想，萬一某天你不小心捲入某個重大事件，發生了意外。偵探介入調查時，發現同一件事情，你有兩種以上不同的說法，行為毫無邏輯！最終案件無法繼續推理，變成懸案……。
為了避免偵探小說無法寫下去，我們得意識到命名統一的重要性，第一步便是蒐集手邊平時的工作內容，找出符合以下原則的命名依據：
- 適用大多數情境
- 保持統一
- 淺顯易懂
- 方便搜尋
- 你能記住
對，能記住，並持續維持非常重要。千萬不要將弄巧成拙，反而讓事情複雜化。
此外，還有一種情況也必須注意，如同我在《 遠距溝通：訊息溝通為什麼這麼難？也許你忽略了語言環境》所提到的，在整理檔案時，相似的詞組要謹慎使用，盡可能考慮語言歧異，精準用詞。
以下舉例我經常混淆的一些詞組：
（Ｏ）建置、（╳）建立
（Ｏ）新建、（╳）新增
（Ｏ）修改、（╳）編輯
不要小看這些小小細節，影響非常深遠。若短時間還沒發現類似問題，可以等手邊資料累積起來後，再開始分析，一步步培養系統性命名的好習慣吧！
三、版本管理
最後，和大家聊一聊版本管理。
老實說這方面我不是特別專業，一方面是受益雲端儲存功能的進步，另一方面是公司對設計師較友善，沒有像工程師們那麼需要注意版本控管，因此一直沒有太深入去實踐這件事。
但方法還是有的，提供兩種思路供大家參考。
第一種，按日期管理。
和雲端儲存功能一樣，最最最簡單粗暴，適用絕大多數的情境。基本上我所有文件類型的檔案，都是用「最後更新日期」去管理的。
第二種，借鑒於《語意化版本 2.0.0》，規則較複雜，但對經常修改檔案的人來說，是一個很直觀的方式。
語意化版本的結構由 X,Y,Z 三個整數組成，依序為：主版號、次版號、修訂號。原規則針對工程師設計，有興趣的可以自己去官網理解，這邊直接解說如何轉換應用至其它層面。
同樣以設計師為例子，我們可以將版本定義成 X,Y,Z 三個整數，並制定遞增規則。
主版號相當於「同樣一件事情，做了不同風格的嘗試」，在同個專案中，設計出版本A、版本B、版本C 等可以明顯看出差異的設計稿。
而次版號就像是延伸修改，以某版本為基礎，調整編排或者增添細節。
修訂號則顧名思義，指的是設計方向明確後，在不影響排版的情況下，校對文字、替換圖片等工作。
相較於直接使用日期管理，語意化版本更容易看出一個專案的脈絡，且也能和第一種方式相結合運用。
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